Comment rendre la gestion de dossiers optimale au cabinet ?

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Et si un logiciel de gestion de dossiers d’avocat comme zLawyer vous aidait?

Il n’est jamais évident pour les éditeurs d’un logiciel de gestion de dossiers comme zLawyer

-       d’une part de prendre la parole de façon neutre sur ce genre de questions et

-       d’autre part, encore moins, pour vous d’y apporter en conséquence du crédit.

C’est la raison pour laquelle nous avons tenté de répondre en ne citant jamais notre solution de gestion de cabinet dans l’article ci-dessous mais seulement de vous apporter les éléments de façon factuelle afin que vous soyez armé pour faire vos propres choix.

Voici donc un article impartial… vu par notre logiciel avocat :-)

Tout d’abord, tout est affaire de stockage et de collecte d’informations. Tout simplement pour que vous soyez en mesure de retrouver facilement ces dernières en un temps record quelle que soit la clef d’entrée (nom du dossier, du client, date de création du dossier, apporteur, traitant, etc…)

Ensuite, il faut que la création d’un dossier soit l’affaire d’un ou deux clics maximum.

Vous devez en outre pouvoir accéder en un clin d’œil aux dossiers actifs sur l’ensemble des dossiers du cabinet. Par exemple en ayant un système de favoris et encore mieux de sous favoris c’est-à-dire un système permettant d’avoir accès aux infos clefs de vos dossiers favoris !

Un dossier n’est pas qu’un dossier : dans celui-ci doivent pouvoir s’inscrire des échéances c’est à dire rattacher un sous agenda qui soit très facilement rattachable à chaque dossier. Il en va de même pour le classement documentaire.

Penser également que vous devrez pouvoir clôturer un dossier à son échéance mais aussi pouvoir y réaccéder ultra facilement au besoin.

Vous devez pouvoir garder un maximum de flexibilité sur l’ensemble des informations du dossier : changer le client ou faire évoluer leurs références, coordonnées de facturation, changer de partie adverse, changer le chemin d’accès à vos documents, modifier/ajouter/supprimer les diligences (temps, taux, libellés…), gérer les frais et débours, faire glisser des diligences d’un dossier à l’autre si vous les avez mal imputées, etc…

Si vous souhaitez être aidé efficacement dans la gestion de vos dossiers, n’hésitez pas à prendre contact avec nous au 01 42 92 07 10 ou à info@zele-solutions.fr

www.zlawyer.fr

Comment estimer le temps à passer sur un dossier? Conseils d’un logiciel avocat

Estimer le temps que vous allez passer sur un dossier est excessivement important.

Il en va:

  1. du respect des délais que vous donnerez à votre client (ou qu’il vous imposera)
  2. de votre propre rentabilité.
  3. de l’estimation réaliste des dépenses que votre client aura à supporter sans surprise
  4. de la gestion du stress de votre client

Voici les conseils du zLawyer, logiciel avocat , pour vous aider à mieux estimer votre temps.

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Un logiciel avocat vous aide à mesurer le temps

D’abord, servez-vous de votre expérience dans des dossiers similaires en n’hésitant pas à les reprendre pour lister les pièces qu’il avait fallu y traiter, les réunions qu’il avait fallu monter, etc… Si vous aviez à l’époque utilisé un bon logiciel de gestion pour avocat , reprenez dans le système vos factures antérieures et en particulier leurs annexes pour retrouver le détail de vos diligences (zLawyer, notre logiciel pour cabinet d’avocat vous permet même de les retrouver en liste dans l’onglet « suivi »).

A partir de cette liste, vous pourrez amender facilement les éléments plus spécifiques propres à votre client et à son cas particulier (types de réunions, fréquence de ces réunions) mais vous ne partirez pas d’une page blanche.

Ensuite, nous vous recommandons de doubler votre estimation de départ pour prendre en compte les surprises et dépassements éventuels : en le faisant dès le départ, vous ne courrez pas après le temps tout le temps et serez moins dans le stress permanent (et votre client avec).

Pensez par exemple au nombre d’aller-retour de documents entre vous et le client : suivant les clients, ils peuvent se satisfaire de votre premier jet alors que d’autres vous challengeront énormément jusqu’à doubler le temps passé sur un document.

En conclusion, ne vous surestimez pas même si vous avez déjà traité exactement le « même » dossier et pourriez vous contenter d’un quasi copier-coller : un tas de facteurs extérieurs peuvent intervenir et vous n’êtes pas un sur-homme ou une sur-femme capable de les absorber dans les mêmes délais que si tout s’était déroulé comme prévu.

Si vous n’êtes pas encore équipé(e) d’une bonne solution informatique dédiée aux avocats ou si vous pensez que vous êtes mal équipé(e), appelez-nous au 01 42 92 07 10 ou sur info@zele-solutions.fr

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De l’intérêt de la « to do list » pour la gestion de votre cabinet

gestion de votre cabinet d'avocat - logiciel avocat - dolist

Priorité de la liste: s’équiper du logiciel avocat zLawyer :-)

Dans l’excellent livre de David Allen « Getting Things Done », il est dit qu’une excellente façon de gagner en productivité est de déporter hors de son cerveau, pour ne pas l’encombrer inutilement, la liste des choses à faire à court, moyen ou long terme.

La raison en est simple : libérer de la mémoire – comme on le dirait en informatique d’un disque dur – pour d’autres choses en couchant la liste des tâches sur un pense-bête. C’est la fameuse « gestion des tâches » qu’un logiciel de gestion de temps comme zLaywer offre naturellement.

Avec ou sans logiciel avocat : gagnez en tranquillité

Utiliser ce genre de méthode dans la gestion de votre cabinet d’avocat est aussi une bonne façon de réduire votre niveau de stress (le fameux stress de ne rien oublier); plus besoin de se rappeler de tout : vous l’avez écrit quelque part.

Pensez donc au gain d’énergie, de sérénité, et de temps (donc d’argent comme nous l’écrivons souvent) que vous pourrez retirer de l’usage d’une liste des choses à faire avec un ordre de priorité (encore une fois un bon logiciel d’avocat se doit de vous aider à mettre la théorie en pratique).

En marquant dans le temps les choses à faire pour la journée, pour la semaine voire pour le mois, vous garderez le contrôle de votre temps et donc celui de la bonne gestion du cabinet. En effet, établir pareille liste vous oblige à trier l’important de l’urgent et tout à la fois de garder un œil réaliste sur le déroulé de votre journée de travail.

Mais ne vous y trompez pas : cela ne sert à rien de tenter de tout mettre sur votre To Do List  car il vous faudra absolument prioriser et bien évidemment penser avant tout à vos clients : vous ne pouvez tolérer que vos propres dérapages de gestion du temps touchent vos clients. Ils doivent être votre priorité absolue.

Quand vous faîtes votre liste, n’oubliez pas non plus de garder du temps pour des tâches non facturables d’une part et pour de l’imprévu d’autre part. Vous le savez mieux que quiconque, des sujets nouveaux et brûlants peuvent vous obliger à changer votre emploi du temps : prenez soin de prévoir ces plages de temps. Au pire, elles se libèreront pour avancer plus vite sur le reste, au mieux, elles ne vous prendront pas par surprise.

Enfin, pensez que votre liste vous aidera aussi à dire « non » : si votre planning ne vous permet pas de dire oui, la liste sera votre rappel à l’ordre.

Ne pensez pas que créer ce genre de liste est une perte de temps, bien au contraire. Vous commencerez à mieux cerner vos propres objectifs, aurez la sensation de les atteindre, respecterez mieux les deadlines, piloterez mieux votre temps donc votre facturation et apprendrez à déléguer ce qui peut/doit l’être.

Nous pouvons vous aider à optimiser la gestion de votre temps, à gagner en tranquillité et en rentabilité. N’hésitez pas à nous contacter au 01 42 92 07 10 ou à info@zele-solutions.fr pour que nous puissions vous montrer comment grâce à notre logiciel de gestion de cabinet d’avocat zLawyer.

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