Logiciel Avocat Gratuit : chimère ou eldorado pour votre cabinet?

«  Logiciel avocat gratuit  » disait l’annonce…

Il est vrai que la déception peut parfois être à la hauteur de l’espérance.

Logiciel avocat gratuit...et complet: un mouton à 5 pattes?

Logiciel avocat gratuit…et complet: un mouton à 5 pattes?

Eh oui, il faut bien le reconnaître, lorsque c’est juste gratuit, généralement…c’est que cela cache quelque chose.

Sur internet, l’univers rêvé des solutions en ligne gratuites, les plaintes de l’association UFC Que choisir envers Facebook, Google + et autres Twitter ont même donné naissance à une expression amusante: « si c’est gratuit, c’est que c’est vous le produit »…

La phrase en dit long, et vaut pour un logiciel avocat gratuit.

Il en résulte, entre autres, de vastes débats autour de l’utilisation de données personnelles ce qui, convenons-en, entraîne pour les professions juridiques des soucis bien plus graves de confidentialité.

Mais que l’on parle de «  logiciel avocat open source  » ou de  » logiciel avocat gratuit « , ce n’est finalement pas nécessairement sur le produit en-lui même qu’il faut focaliser mais plutôt sur les services qui y sont liés puisque par définition inexistants.

En effet, à ce sujet, les avis convergent.

Un logiciel de gestion de cabinet et de facturation d’honoraires se doit de proposer des mises à jour régulières de façon proactive. Et ceci a un coût pour l’éditeur.

La question de la maintenance est aussi primordiale: comment un logiciel gratuit – donc sans support garanti – pourrait-il vous promettre un support digne de ce nom avec la réactivité, le sourire et la disponibilité que vous êtes en droit d’attendre?

Enfin, et sans même qu’il soit question de défauts techniques, vous devez obtenir des réponses rapides et précises sur des questions éminemment opérationnelles. Ceci suppose l’existence d’une hotline qui elle aussi a un coût.

En résumé, le choix d’un logiciel de gestion de cabinet d’avocat est un sujet tellement impliquant et – s’il est bien choisi – à tel point créateur de valeur, qu’il devrait en avoir suffisamment à vos yeux au moment de…son achat.

Nous nous tenons à votre disposition pour vous présenter notre logiciel avocat , avec plaisir, sourire et disponibilité. Appelez-nous au 01 42 92 07 10 ou envoyez-nous un email à info@zele-solutions.fr

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Logiciel avocat: quelles sont les fonctionnalités clés ?

Un logiciel avocat  peut porter différents noms …

… selon que l’on soit plus intéressé par la gestion du temps , la facturation des honoraires , la gestion des dossiers . Pour autant, il ne sert à rien de tenter de démultiplier les solutions sur son poste puisque l’information peut et doit être traitée en cohérence d’un bout à l’autre de la chaîne.

logiciel avocat

Un logiciel avocat pour le cabinet aux multiples fonctions

Tout commence par la capture du temps: votre outil informatique devra vous permettre de saisir vos temps de la façon la plus simple, la plus rapide et la moins contraignante possible.

Vient ensuite la transformation de ce temps en facturation : tout doit être pensé pour vous éviter les manipulations diverses. En trois clics, vous devez pouvoir arbitrer et émettre une facture au temps passé.

Et la facturation au forfait dans tout cela? Bien évidemment, elle doit vous être proposée, comme l’appel de provisions ou la facturation au résultat. Mais dites-vous aussi que cela ne doit pas vous empêcher de consigner vos heures puisqu’il en ira de la mesure de rentabilité de votre cabinet.

Sur ce point aussi, votre software devra être performant car il devra vous permettre de piloter votre activité propre ( timesheet ) mais aussi celle du cabinet.

Les avis convergent aussi généralement sur le fait que le logiciel de gestion doit vous permettre de gérer votre agenda et vos contacts: ayez dès lors l’exigence de pouvoir transformer automatiquement les temps de votre agenda en temps consignés et de pouvoir exploiter vos contacts en CRM (lire sur ce forum l’allusion à zLawyer sur le thème logiciels avocat )

En outre, n’oubliez pas que votre solution logicielle doit pouvoir vous aider à classer vos documents, les retrouver facilement et sauvegarder toutes les pièces utiles: documents, scan, courrier, emails et pièces jointes.

Enfin, un logiciel d’émission de factures est essentiel mais il ne sert à rien sans un enregistrement efficace et souple des encaissements: pensez-y dès l’achat de votre logiciel car après, il sera trop tard.

Appelez-vous pour obtenir une démonstration de zLawyer au 01 42 92 07 10 ou sur info@zele-solutions.fr

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Comment un bon logiciel pour avocat peut-il booster votre CA?

Le succès d’un cabinet, d’un point de vue financier, est souvent directement lié à l’usage d’un bon outil de consignation du temps par les associés et collaborateurs.

Le logiciel pour avocat moteur de votre succès…

Les spécialistes qui interviennent en tant que conseils en gestion de cabinet d’avocat de toutes tailles et de toutes spécialités, en Europe comme aux Etats-Unis, s’accordent même à penser que les cabinets utilisant les méthodes modernes d’enregistrement des temps dégagent en moyenne des revenus de 25 % à 40% supérieurs à ceux qui travaillent « à l’ancienne » (!).

Tentons donc d’en comprendre les raisons.

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Un logiciel pour avocat se doit de convertir les temps en euros

1. Un bon logiciel pour avocat permet de rassurer vos clients avec des factures justifiées.

On le sait, les clients sont de plus en plus exigeants en matière de facturation et ce quel que soit le secteur. Prenons un exemple de notre vie courante: lorsqu’un entrepreneur de travaux vous fait un devis puis une facture, c’est en ayant le maximum de détails sur ces documents que vous aurez le sentiment d’être traité avec probité de la part de votre interlocuteur.

Eh bien il en va de même pour les clients des cabinets d’avocats : nous voulons tous savoir à quoi correspond ce pour quoi nous payons. Ainsi, plus la facture sera détaillée  plus le taux d’impayé total ou partiel baissera.

Convenez que soumettre une note d’honoraires aux annexes détaillés est une tâche laborieuse et très chronophage sans l’utilisation d’un logiciel pour avocat faisant le travail pour vous.

Cela sous entend de reprendre point par point le dossier du client – parfois longtemps après la réalisation effective des diligences – et  de tenter de reconstituer bon an mal an un détail approximatif fait d’estimations ou plus vraisemblablement d’oublis donc…en votre défaveur.

Le logiciel pour avocat devient votre assistant.

Un bon système de gestion de cabinet est dans ce domaine un véritable assistant qui capturera le temps pour vous et en restituera le détail à loisirs ensuite. Libre à vous, par la suite, d’y effectuer vos arbitrages. Les meilleurs softwares vous permettent en outre généralement d’avoir une vision en temps réel de votre temps et de l’usage que vous en faîtes.

Enregistrez la durée de vos coups de fils, celle de rédaction de vos correspondances et notez tout de suite avec détail le contenu de ces diligences comme si vous émettiez immédiatement votre facture.

Quand vous émettrez la fameuse note d’honoraires, tout sera détaillé et fera parfaitement sens pour vous…et pour votre client. A contrario, si vous ne notez pas tout de suite ce que vous avez fait, c’est un boulevard qui s’offre à votre client pour la contestation d’honoraires s’il se sent trop facturé ou à l’accumulation d’oublis de toutes sortes pour vous et donc à une perte sèche de chiffre d’affaires pour le cabinet.

Statistiquement, il est quasiment impossible de se souvenir avec exactitude ce que l’on a fait de sa journée heure par heure. Pensez donc si vous laissez s’écouler une semaine ou plus!

Voici une méthode simple pour connaître le montant de votre manque à gagner pour votre seule journée d’hier:

- imaginons que votre taux soit de 250€/heure.

- notez sur un papier simplement ce que vous avez fait en essayant de le minuter du mieux possible heure par heure.

- enfin, considérez la somme du temps pour lequel vous n’arrivez plus à vous souvenir ce sur quoi vous l’avez passé et multpliez votre taux par le coefficient ci-dessous correspondant à la tranche de temps vous manquant:

  • 1 à 6 minutes = 0.1
  • 7 à 12 minutes = 0.2
  • 13 à 18 minutes = 0.3
  • 19 à 24 minutes = 0.4
  • 25 à 30 minutes = 0.5
  • 31 à 36 minutes = 0.6
  • 37 à 42 minutes = 0.7
  • 43 à 48 minutes = 0.8
  • 49 à 54 minutes = 0.9
  • 55 à 60 minutes = 1.0 etc…

Autrement dit, s’il vous manque seulement 32 minutes dans la journée d’hier (ce qui signifie que vous êtes efficace et que vous avez une mémoire d’éléphant), vous perdez en moyenne 45 000 € par an, félicitations (300 x 250 x 0,6).

Notez que plus vous parviendrez à vous discipliner pour mesurer vos temps passés, plus il faudra être pédagogue pour que ceux qui vous entourent en fasse de même (associés, collaborateurs, stagiaires et secrétaires) car au fond vous avez la responsabilité de ce que vous allez présenter à vos clients comme note d’honoraires. La meilleure méthode consiste donc à utiliser un logiciel pour avocat pour l’ensemble du cabinet.

2. Connaître la valeur réelle de votre travail et de votre savoir-faire

Si vous ne mesurez pas de façon précise votre temps passé, vous ne mesurerez pas avec exactitude combien vous a coûté (en temps donc en euros) tel ou tel dossier.

Vous pouvez penser par exemple que la mesure du temps n’a pas d’incidence sur vous car vous facturez tout le monde au forfait: détrompez-vous, plus que quiconque vous devrez savoir combien de temps vous avez passé sur vos dossiers pour être sûr que vous ne facturez finalement pas généralement…à perte.

Pour bien préparer votre facturation, vous devrez savoir combien vous aurez passé de temps sur chaque tâche composant le travail accompli au final. Sachez que nous avons tous une tendance naturelle à largement sous estimer le temps passé sur les choses. Le mécanisme psychique qui explique cela est tout bête: c’est une question de mémoire car nous oublions petit à petit tout un tas de détails un peu comme si nous devions libérer au fil de l’eau de la mémoire vive dans notre cerveau :-).

Et si nous sous-estimons notre temps, comment donc connaître la valeur de ce que nous vendons concrètement?

3. Evaluer la rentabilité des dossiers grâce à un logiciel pour avocat

Pour mesurer la rentabilité d’un dossier,  il n’est pas utile d’avoir fait de brillantes études scientifiques puisqu’il vous suffit de diviser le montant d’honoraires encaissés par le nombre d’heures passées à le traiter.

Ce calcul vous donnera le taux moyen horaire véritablement pratiqué.

Par exemple,  vous avez passé 10 heures sur un dossier facturé 1 000 euros (que ce soit au forfait, au résultat ou au temps « présumé » passé), vous aurez appliqué un taux moyen horaire de 100 €.

Si votre taux habituel est de 250 €/heure, vous avez tout bonnement fait un write-off à votre client, par heure (!), de 60% notamment parce que vous n’aurez pas facturé quelques coups de fil, le dépôt de pièces au greffe (sans parler de débours), le temps passé à relire les pièces en plus du RDV fait avec votre client, etc…

Si le coeur vous en dit, vous pourrez effectuer ce calcul pour comparer la rentabilité de plusieurs dossiers entre eux. Ce petit jeu réserve parfois des surprises car ce ne sont pas nécessairement les dossiers auxquels on pense (notamment pas forcément ceux pour laquelle la note d’honoraires est la plus élevée) qui sont les plus profitables. Certains confrères pensent par exemple que leurs plus gros clients sont les plus profitables: attention, récurrence ne veut pas dire profitabilité (même si la récurrence est aussi importante).

Un bon logiciel pour avocat – à l’instar de zLawyer – doit vous permettre d’avoir une hauteur de vue par rapport à tous ces éléments.

Avec une lecture facilitée de ce genre de choses, il vous sera aisé d’arbitrer votre temps entre tel ou tel dossier: il arrive toujours un moment où, sans un bon outil, vous commencerez à « perdre » de l’argent sans vous en être vraiment rendu compte alors que vous auriez pu passer plus de temps sur un ou deux dossiers beaucoup plus rentables.

Si vous commencez à trouver que vous travaillez vraiment beaucoup pour un niveau de revenus finalement peu élevé, il est temps de jeter un oeil sur l’analyse des time-sheets. Vous vous apercevrez aussi, alors, du poids des dossiers « non facturables »: gestion courante du cabinet par exemple…

S’il est vrai que « le temps, c’est de l’argent », alors vous devrez savoir quand et comment vous le dépensez pour pouvoir tirer des conclusions utiles, prendre des décisions  et tenter d’atteindre enfin vos objectifs.

logiciel pour avocat - logiciel avocat

Pour le logiciel pour avocat  zlawyer ,votre temps, c’est de l’argent !

Sinon, raisonnez tout simplement à l’envers: pensez par exemple au CA que vous désirez atteindre sur une année et traduisez cela en heures à facturer par an. Divisez alors ce temps par le nombre de jours ouvrés d’une année (disons 300). Vous obtiendrez le CA/jour à facturer pour atteindre vos objectifs. Il vous suffira, chaque jour, de faire le bilan de votre journée de travail (heures facturables) par rapport à cet objectif quotidien pour voir si vous êtes dans la plaque ou si vous devez changer un peu vos méthodes de travail.

En enregistrant efficacement vos temps, vous reprendrez le contrôle de votre vie professionnelle sans vous laisser embarquer par des tâches et/ou dossiers non rentables. Il en ira de la santé financière de votre cabinet.

N’hésitez pas à nous demander conseil en la matière et à solliciter une présentation de notre logiciel pour avocat zLawyer au 01 42 92 07 10. ou par email: info@zele-solutions.fr