zLawyer participe au concours de dessin du Village de la Justice

Participation du logiciel avocat zLawyer au concours dessin village justice

Participation du logiciel avocat zLawyer au concours de dessin village de la justice

Le site du Village de la Justice vient d’annoncer le lancement de son grand concours de dessin !

Et pour nous zLawyer doit participer!

Cette année, Zèle Solutions a décidé de participer au concours en beauté mais pas de n’importe quelle façon: nous avons essayé de nous creuser les méninges pour que notre dessin soit en rapport direct avec notre activité d’éditeur de logiciel pour cabinet d’avocat … Pas simple.

On s’est alors dit qu’on pourrait d’abord se moquer d’un logiciel avocat mac célèbre mais que nous ne citerons pas ;-).

Puis on s’est dit qu’on allait se moquer de nous-mêmes puisqu’il n’y a pas de raison que ce soit toujours les mêmes qui trinquent. Et puis que chez nous l’autodérision est de mise (enfin, c’est plus facile quand on a rien à se reprocher avec un logiciel super complet et fiable, m’enfin bon).

Alors on a commencé à dessiner Christophe et Julie (de chez Zèle Solutions) parce qu’ils sont très photogéniques. Mais comme Christophe a beaucoup grossi et que l’un des prix à remporter est un t-shirt, on s’est dit qu’il ne tiendrait pas en entier sur la zone imprimable alors on a du changer notre fusil d’épaule.

On est donc resté dans ce qu’on fait de mieux avec zLawyer: la gestion du temps et des timesheets et on a décidé de vous révéler en avant-première le dessin que nous avons inscrit au concours du Village de la Justice. Si, si, en avant-première et tout et tout. Vous ne rêvez pas! Et c’est sur notre site que vous découvrez cela en exclusivité !

Bon, après – et c’est pas pour mettre la pression au Jury du Village de la Justice qui nous lit sûrement – s’il y a une justice (dans le Village), on devrait gagner haut la main parce que s’il y a bien une chose qu’on est (à part fair-play) c’est bien modestes!

Votez pour nous !

Et n’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration de zLawyer, le logiciel de gestion de cabinet sérieux mais qui ne se prend pas au sérieux :-)

Par téléphone: 01 42 92 07 10

Par email: info@zele-solutions.fr

www.zlawyer.fr

Facturez mieux, encaissez plus. Le conseil de zLawyer, Logiciel Avocat

Nous ne le répéterons jamais assez: la consignation de vos heures est LA source de laquelle découleront vos notes d’honoraires.

C’est d’ailleurs le cheval de bataille de notre logiciel avocat !

Logiciel Avocat - gestion de cabinet - facturation - logiciel de facturation pour avocat - logiciel avocat gratuit

Automatiser avec un logiciel avocat permet d’éviter les risques d’erreurs

Si vous avez bien enregistré ce que vous avez fait, alors tout ne sera qu’affaire de transfert d’informations et transformation pure et simple de vos temps en factures (c’est sur ce principe qu’a été bâti zLawyer, notre logiciel avocat ).

Il nous semblait toutefois utile aujourd’hui de nous arrêter sur l’impact qu’aura la facture sur vos clients et donc sur la façon de leur présenter les choses pour maximiser vos taux d’encaissement.

1. Votre communication avec le client

Dès votre premier entretien avec votre client, vous devez parler facturation et règlement pour expliquer votre manière de procéder avec clarté. Vous ouvrez ainsi la porte au fait que votre client vous pose toutes les questions auxquelles il pense et pourrez répondre aux objections (sous entendu, avant qu’elles n’apparaissent et en particulier au moment où vous lui enverrez la note…).

Expliquer la composition de vos forfaits si vous pratiquez la facturation au forfait. Soyez explicite aussi sur qui travaillera le dossier et à quel taux précisément. Ce premier RDV est donc aussi l’occasion d’introduire votre équipe auprès du client, ce qu’il appréciera plutôt que de découvrir une « sous traitance » a posteriori.

Nous vous recommandons d’aborder également le sujet de la fréquence de facturation y compris pour les frais et débours voire pour les facturations directes par des tiers.

Et ne soyez pas dans la retenue, vous pouvez très bien aborder la question des délais de règlement: ce n’est pas un gros mot ! Sachez qu’aux Etats-Unis, certains cabinets vont même jusqu’à faire des remises pour les clients qui paient…dans les deux jours suivant réception :-). Alors que d’autres, bien entendu, appliquent sans scrupules des pénalités de retard.

Bref, quelle que soit votre politique maison, indiquez là à votre client avant d’accepter de rentrer son dossier.

2. Ce que vous pouvez/devez facturer.

En complément des honoraires sur lesquels vous êtes tombés d’accord bien en amont avec votre client (forfait, résultat, temps passé avec plus ou moins d’ajustement sur votre taux) se pose la question des frais.

La notion de frais couvre des réalités diverses suivant que vous souhaitiez  les facturer au forfait ou au réel et suivant la part de vos budgets de gestion de cabinet que vous souhaitez voir supportée par vos clients.

Les basiques, ce sont vos frais relatifs aux déplacements, aux frais de reproduction, frais postaux…que la plupart des cabinets refacturent.

Les frais issus de tiers (experts, détectives, etc…) peuvent donner lieu à une information spécifique et autonome de votre convention d’honoraires.

Les débours (sommes que vous avancez pour votre client) ont un traitement encore différent (nous y consacrerons un article). Certains cabinets, pour des raisons évidentes de trésorerie, fixent un montant maximum pour les avances qu’ils consentiront à leurs clients alors que d’autres invitent le tiers à facturer directement le client.

Quoi qu’il en soit, si vous facturez au réel, conservez bien les justificatifs de vos frais (certains clients les exigent…) et  gardez un oeil sur les ratios frais/honoraires car il ne faut pas oubliez que vos clients viennent chercher un savoir et un savoir-faire juridique, pas des photocopies ;-).

3. Le (bon) tempo de facturation .

Si vous ne parvenez pas à facturer au bon bon moment, vous risquez de courir après vos honoraires.
Pensez notamment à facturer de façon régulière par exemple mensuellement. Bien sûr, vous pouvez repousser ce moment que vous jugez pénible (même si éventuellement il ne s’agit que de valider les factures que votre assistante enverra elle-même) mais ce faisant, vous aurez à minima de la trésorerie dehors et au pire des risques d’impayés qui augmenteront… alors qu’il serait si simple de facturer en 3 clics comme notre logiciel avocat vous le permet! :-)

N’oubliez pas, en matière de communication, que pour votre client, voir arriver des factures le concernant lui montre que vous travaillez sur son dossier et lui permet en outre de rester très informé, ce qu’il appréciera. Beaucoup plus en tout cas que de voir arriver une grosse facture imprévue d’un seul coup (et une échéance de paiement tout aussi effrayante) alors que sa trésorerie ne lui permettrait pas de l’honorer en une fois (même si cela vous arrange, vous).

Dès que le dossier est bouclé, nous vous conseillons d’adresser une facture de clôture, dans les dix jours de préférence car plus vous attendrez après la date de clôture pour adresser votre note finale et plus les chances de la voir payée s’amenuiseront.

4. Méthodes de facturation

N’ayez pas peur de discuter de vos taux avec vos clients: dîtes-vous que le(s) mode(s) de fonctionnement des avocats et des cabinets est un mystère pour les non juristes. Voire pour les juristes eux-mêmes.

Il faut donc que vous soyez pédagogue et que vous présentiez les cas de figure: les forfaits, la facture au résultat, au temps passé.

Evoquez également avec lui l’appel de provisions en lui expliquant la raison d’être de ce principe d’avance. Et encore une fois, répondez à ses questions pour pouvoir désamorcer de futurs potentiels problèmes.

5. Le format de facturation.

Soyez le plus détaillé possible. A votre avis, laquelle de ces deux factures le client sera le plus susceptible d’accepter de payer sans réserve:

  • Réponse A. Accompagnement juridique: 5 000 euros
  • Réponse B.  Accompagnement juridique dans l’affaire Ergo contre Torins, conseil et plaidoirie au tribunal des prud’hommes de Nanterre: 5 000 €
  • Réponsez C: Acompagnement juridique dans l’affaire Ergo contre Torins, conseil en contentieux, analyse de dossier, reprise d’historique du cabinet Erdis Avocats, RDV au siège social d’Ergo pour définition de la stratégie de communication Groupe, entretiens téléphoniques avec Mme Toledano pour récupération des pièces manquantes, rédaction de conclusions, relecture des conclusions adverses, dépôt des conclusions au greffe, plaidoirie au tribunal des prud’hommes de Nanterre: 5 000 €.

Inutile de répondre. Pensez simplement à la satisfaction de votre client lorsqu’il aura dans vos annexes le détail, timé, de vos diligences et la lecture précise du write off que vous aurez pratiqué pour avoir accepté un forfait alors que vos temps réels indiqueront 20% de charge de travail en plus et non facturée.

6. La qualité de la facturation

Rien ne fait moins sérieux qu’une facture truffée d’erreurs de tous ordres: orthographe, date, copier-coller malheureux, etc…

Et, pire que tout, un montant qui ne correspond pas aux accords pris entre vous et le client (ou une facture qui oublierait, tout simplement, qu’un appel de provisions a déjà été lancé).

Pire que tout pour vous notamment, puisque vous devrez passer des avoirs qui vous donneront un surcroît de travail inutile.

Alors qu’il aurait été si facile d’utiliser un très bon logiciel de facturation pour avocat comme zLawyer :-)! Mais bon, nous on dit ça, on dit rien, hein, vous pouvez aussi utiliser un mauvais logiciel avocat gratuit si vous préférez et envoyer pourquoi pas la facture au mauvais destinataire ;-)

 7. Le bon logiciel avocat

Nous ne pouvions faire un sujet dédié à la facturation sans vous inviter à prendre connaissance de l’offre de la société Zèle Solutions qui édite le logiciel zLawyer.

logiciel avocat zLawyer capture 04

zlawyer permet d’exploiter les données dans vos logiciels favoris

Oui, là on est dans le chapitre un peu autopromo il faut le dire…

Puisque la gestion du temps est au coeur de nos préoccupations mais aussi au coeur du sujet des notes d’honoraires, un logiciel de facturation comme le nôtre, étudié spécifiquement pour les cabinets d’avocat s’avère être une solution plus qu’utile: nécessaire!

En effet, la capture du temps y est absolument facilitée et la transformation de ce temps en facture en quelques clics y a été pensée pour être la plus intuitive possible: pourquoi ne pas nous demandez une démonstration pour en être convaincu(e)?

Appelez-nous au 01 42 92 07 10.

www.zlawyer.fr

Les clients sont de plus en plus attentifs à leurs dépenses et veulent savoir exactement où va chaque euro. Ils ont donc besoin de beaucoup plus de forme et de formalisme qu’à une certaine époque. Et après tout, le client est roi, non?

Le logiciel avocat zlawyer testé par le Village de La Justice.

Notre logiciel avocat sur le Village de la Justice !

Notre logiciel avocat  a reçu la semaine dernière les honneurs de l’un des sites les plus reconnus par les professions du droit et en particulier dans le milieu des avocats. La rédaction du Village de la Justice a en effet aimablement consacré un long article faisant suite à un test de la solution logicielle zLawyer.

logiciel avocat zLawyer capture 01

Un logiciel avocat permettant en un coup d’oeil de survoler l’ensemble de l’activité du cabinet

Aucun logiciel avocat gratuit ou payant n’a, à notre connaissance, reçu un accueil aussi favorable pour la partie « analyse de rentabilité » quoi que la rédaction rappelle que zLawyer est une solution présentant bien sûr aussi les avantages phares que l’on se doit d’attendre d’un très bon software de gestion de cabinet : dossiers, facturation au réel ou au forfait, saisie des temps, agenda, tâches, contacts, CRM, gestion de la base documentaire…

logiciel avocat testé par le village de la justice

Notre logiciel avocat a été testé par le village de la Justice

Il a également été souligné la parfaite connexion de l’ensemble des informations de zLawyer avec les logiciels du pack office : word pour le traitement de texte,  outlook pour l’agenda, excel pour les exports.

Bien que n’étant pas un logiciel avocat en ligne , l’article rappelle toutefois que zLawyer « est proposé en deux modes d’utilisation, en client / serveur à l’intérieur du cabinet, ou sous forme d’hébergement à distance sur des serveurs Microsoft ».

On retiendra qu’en dehors des fonctionnalités décrites, l’auteur fait la part belle à l’une des caractéristiques phares de zLawyer: la facilité. Ainsi l’article précise que « [..] les écrans sont accessibles et cohérents ». Il remarque également l’ambition de « simplifier la saisie des utilisateurs » et la volonté « d’efficacité et de proximité avec l’utilisateur ».

Il ressort enfin, même s’il n’est pas un logiciel avocat pour mac , que zLawyer présente vraiment les caractéristiques généralement reconnues aux meilleurs produits à la pomme : ergonomie et dimension intuitive.

La fin de l’essai parle d’elle-même : «En conclusion voici un logiciel qui mérite le test pour votre cabinet ». Nous n’aurions pas dit mieux !

Testez donc notre logiciel avocat à votre tour!

Pour ce faire, rien de plus simple, appelez nous au 01 42 92 07 10 ou par email: info@zele-solutions.fr

www.zlawyer.fr

Gérer efficacement son cabinet d’avocat: le recours au coaching.

Vous le savez, nous n’avons avec zLawyer qu’un seul et unique objectif : celui de vous faciliter la vie et de vous la rendre plus douce.

C’est dans ce but ultime que tout a été pensé dans notre logiciel pour avocat pour le rendre non seulement très complet mais aussi et surtout agréable et ergonomique car nous sommes persuadés, en définitive, que – quoi que s’agissant d’un simple logiciel – c’est bien de l’Humain et rien que de l’Humain dont il est question.

Nous ne pouvions dès lors pas rester insensibles aux apports d’autres métiers partageant notre vision (le « mieux vivre » au cabinet) sans qu’ils utilisent pour autant les mêmes moyens.

Le coaching est de ceux-là.

Nous vous proposons aujourd’hui l’interview de Michael Bernard qui exerce le métier de coach.

Bonjour Michaël, pouvez-vous vous présenter à nos lecteurs 

Bonjour Alexandre. En quelques mots…  j’ai commencé ma carrière en tant qu’enseignant chercheur en droit public, et pour financer ma thèse je travaillais en parallèle en cabinets d’avocats . Puis j’ai découvert le coaching, m’y suis formé, et j’ai décidé d’en faire mon métier. Aujourd’hui je dirige mon propre cabinet de coaching pour avocats et juristes .

Pouvez-vous nous donner votre définition du coaching pour les gens qui n’en ont qu’une vague idée ?

Il est vrai que le coaching est une notion un peu « fourre-tout », et beaucoup de personnes à qui je parle de mon métier en ont une idée fausse. Cela vient du fait que ce n’est pas une profession règlementée et que donc n’importe qui peut s’improviser coach… il suffit de taper le mot coaching sur un moteur de recherche pour s’en convaincre : on trouve des coachs minceur, des coachs déco, des coachs pour étudiants, des coachs séduction, des coachs de vie, et des dizaines d’autres catégories plus ou moins éloignées de ce qui est le véritable métier de coach.

Le coaching professionnel peut se définir comme l’accompagnement d’une personne, d’une équipe ou d’une organisation dans l’accomplissement d’objectifs professionnels et/ou personnels. Il est encadré dans une déontologie stricte : confidentialité des échanges, obligation d’une formation sérieuse et continue, supervision de pratique par un pair plus expérimenté, travail sur soi préalable de plusieurs années.

Le coach n’est ni un conseiller – il ne dit pas à ses clients ce qu’ils doivent faire – ni un formateur – il n’enseigne pas un savoir ou un savoir-faire. Sa méthode est l’écoute, et le questionnement. Pour le dire simplement, le talent d’un coach est de savoir « quand » poser la « bonne » question, celle qui va provoquer un dialogue intérieur chez son client et l’aider à trouver lui-même les solutions qu’il est venu chercher.

En quoi le coaching a-t-il un rôle à jouer auprès des avocats ?

Un avocat s’est formé au maniement des concepts juridiques. C’est un expert du droit. Mais pour exercer son métier sereinement, il a besoin de compétences spécifiques qu’il va devoir acquérir par lui-même : des compétences relationnelles et managériales d’un côté, et des compétences organisationnelles de l’autre. Les premières lui permettent de gérer un cabinet, de développer sa clientèle, de faire face à l’adversité quotidienne dans laquelle le plonge son métier. Les secondes lui sont indispensables pour supporter la pression, optimiser sa gestion du temps, et faire évoluer sa carrière.

C’est là le rôle que le coaching peut jouer auprès des avocats : c’est un outil, qui leur permet de développer ces différentes compétences, afin d’atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés.

Avec zLawyer, nous aidons les avocats à mieux maîtriser le temps : pouvez-vous nous parler du rapport au temps en matière de coaching ?

La gestion du temps est une question centrale pour les avocats. D’ailleurs, leur rapport au temps se traduit directement dans leur facturation, illustrant parfaitement le vieil adage « le temps c’est de l’argent ».

Du point de vue du coach, la question du temps est donc très souvent abordée en séance. Les avocats ont le sentiment qu’ils doivent se rendre perpétuellement disponibles, et ils passent leurs journées (et souvent une partie de leurs nuits) à courir après le temps, en passant d’une urgence à l’autre sans jamais pouvoir mettre fin à ce cycle infernal.

En coaching, on travaille notamment sur la distinction entre l’urgence et l’importance, on apprend à identifier les « vraies » urgences afin de pouvoir consacrer son énergie aux tâches importantes, qui lorsqu’elles sont accomplies régulièrement, permettent d’améliorer l’efficacité de l’avocat. Une fois la tête hors de l’eau, il peut alors exercer son métier plus sereinement et même retrouver un équilibre plus stable entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle, sociale et familiale.

Comment le coaching peut-il améliorer la performance d’un cabinet ?

Chaque cabinet dispose de différents leviers de développement, c’est pourquoi il est difficile de vous offrir une réponse toute faite à cette question. Ces leviers peuvent être, par exemple, le développement de la clientèle, l’organisation du cabinet, l’optimisation du temps, la facturation , la gestion des dossiers , le management des équipes, l’instauration d’une meilleure qualité de vie au travail, etc.

Comme on l’a vu tout à l’heure, le coaching est un outil. En matière de développement de cabinet, il sert dans un premier temps à identifier ces différents leviers, à les classer selon leur pertinence au regard de la situation actuelle du cabinet. Il permet ensuite de trouver un ou plusieurs moyen(s) de les actionner, tout en préservant la culture du cabinet et son écologie.

Merci Michael.

logiciel pour avocat logiciel avocat cabinet d avocat cabinets d avocats facturation Bernard

Le coach M. Bernard interviewé par le logiciel pour avocat zLawyer

Nous partageons avec Michael Bernard une vision essentielle : vous devez être débarrassé de vos contraintes pour être, simplement, efficace et heureux. Ce que nous faisons de notre côté sur la gestion opérationnelle du cabinet (saisie des temps, facturation, etc…), Michael le fait sur des ressors subtils et mentaux tout à fait complémentaires visant, comme nous, à améliorer votre performance avec notre logiciel pour avocat .

Retrouvez Michael Bernard sur son site officiel www.mbernard.fr ou par téléphone au 09 51 57 85 94.