Tous les articles par Alexandre Barillet

Il est frais mon débours !

Il est frais mon débours !

Frais d’enregistrement au greffe du tribunal de commerce, reproduction de documents, frais d’huissiers, coursiers, taxis…

  • comment distinguer les frais des débours ?
  • Quand faut-il appliquer de la TVA ?
  • Sur quels montants les refacturer ?

Sujet récurrent dans les cabinets d’avocats, zLawyer vous propose de faire le point sur les obligations comptables et fiscales et les bonnes pratiques en la matière.

Les débours : une définition précise et des conditions à respecter.

Précis dans sa définition, un débours est une dépense que vous engagez pour le compte d’un client et qui sera refacturée à ce dernier pour le montant exact engagé. Dans ce type d’opération, vous n’avez été qu’un intermédiaire ayant réglé une dépense au nom de votre client et dont vous demandez le simple remboursement à l’euro près.

Impact immédiat : la refacturation des débours n’est pas assimilée à du chiffre d’affaires et est refacturé obligatoirement à l’euro près sans application de la TVA. Ceci ne vous exempte cependant en rien de la comptabilisation de ces débours en comptabilité que vous devez pouvoir justifier auprès de l’administration fiscale.

De plus, pour qu’une dépense puisse être considérée comme un débours, il vous faut remplir 5 conditions :

Condition 1 : Avoir reçu mandat de votre client d’engager pour son compte ce type de dépenses. Bien que ce mandat puisse être tacite, il est bon de le préciser au moins dans votre convention d’honoraires signée par votre client au début de la mission.

Condition 2 : Que la facture à l’origine du débours soit adressée au nom de votre client. Par exemple, lors de frais d’enregistrement au tribunal de commerce, ce dernier établit sa facture au nom de votre client et non au vôtre. Vous êtes juste un intermédiaire payant à la place de votre client et dont vous allez demander à ce dernier un remboursement.

Condition 3 : Vous devez rendre compte à votre client du détail des débours dont vous demandez le remboursement. Votre facture devra donc présenter une ligne de débours bien distincte des honoraires ou frais, et vous devrez joindre en annexe la justification des montants engagés. Le non-respect de cette règle peut amener le rejet de vos demandes de débours lors d’une contestation d’honoraires.

Condition 4 : Bien que les débours ne constituent pas du chiffre d’affaires, ils doivent être enregistrés dans votre comptabilité dans des comptes de passage. L’absence de comptabilisation de ces deniers dans des comptes de passage peut amener l’administration fiscale à requalifier ces montants comme des prestations et à vous redresser à ce titre.

Condition 5 : Parallèlement à l’enregistrement comptable de ces débours dans des comptes de passage, vous devez pouvoir justifier auprès de l’administration fiscale du montant et de la nature exacte de chaque dépense. Gardez et classez donc soigneusement chaque justificatif de débours (et idéalement le mandat de votre client pour engager en son nom de telles dépenses) afin de pouvoir les présenter lors d’un éventuel contrôle de l’administration.

En résumé, si les conditions ci-dessus sont respectées, et que vous avez par exemple payé pour votre client 90,33 € de frais de tribunal de commerce, vous pouvez lui refacturer 90,33 € de remboursement, sans application de TVA, et fournissez en annexe de facture la nature précise de ce débours.

Et les frais alors ?

C’est tout le reste ! En clair, tout ce qui relève de la libre transaction entre vous et votre client (reproduction, coursier, déplacement, repas…).
A ce titre, la refacturation de ces prestations doit respecter deux conditions :

Condition 1 : Vous devez obligatoirement y appliquer le taux de TVA standard en vigueur, actuellement 20%, quelle que soit la nature de la prestation refacturée. Par exemple, si vous refacturez un repas, sur lequel vous avez payé au taux réduit de TVA (5,5% ou 10%), vous devez le refacturer à votre client avec un taux de standard de TVA, 20% à ce jour. La raison ? Un restaurateur bénéficie d’un taux de TVA réduit, mais vous n’êtes pas restaurateur… vous n’avez donc fiscalement pas le droit d’appliquer ce taux réduit.

Condition 2 : La refacturation des frais doit être en conformité avec votre convention d’honoraires signée avec votre client et dans laquelle le mode de facturation des frais doit être décrit.

Alors bien entendu, les questions qui surgissent sont comment établir ma convention d’honoraire de manière claire ? Comment refacturer un frais dont le taux de TVA n’est pas standard ? Dois-je refacturer un frais sur le montant hors taxes de ce dernier ou sur le montant toutes taxes comprises ?

Quel logiciel de gestion de cabinet choisir pour faire la différence ?

logiciel avocat - logiciel de gestion de cabinet

Le logiciel d’avocat zLawyer correspond à la recherche

Qu’il s’agisse d’un logiciel avocat en ligne , d’un logiciel avocat mac ou d’un logiciel pour cabinet d’avocat plus traditionnel, tous affichent en théorie un seul et même objectif : vous aider à mieux gérer votre cabinet.

Mais alors quel logiciel de gestion de cabinet choisir pour faire la différence ?

Il est vrai qu’au fil des années, la pratique du droit en cabinet a considérablement évolué, notamment eu égard aux bouleversements technologiques ayant touché le métier.

On se souvient encore des tonnes de classeurs et de dossiers cartonnés qui jonchaient il y a encore peu de temps le sol et les étagères des différents cabinets et ce quel que fut leur spécialité. L’avènement de l’ordinateur et de la bureautique y afférente depuis trente ans a petit à petit conduit les avocats de toutes générations à revoir naturellement leur façon de faire depuis l’utilisation du pack Office de Microsoft (Word, Excel, ….) jusqu’à l’utilisation sans cesse croissante des emails avec des solutions comme Outlook.

Or tout ceci n’était que les prémices d’une révolution plus profonde encore avec l’usage des réseaux de type internet pour les recherches documentaires, la communication avec les instances (type RPVA) ou bien encore plus récemment l’usage des appareils mobiles à commencer par le téléphone cellulaire.

 

Il convient donc aujourd’hui pour chaque professionnel du Droit de pouvoir suivre le rythme qu’imposent les technologies et conséquemment les clients eux-mêmes. C’est une des raisons d’être des logiciels de gestion de cabinet.

Pour autant, tous ne sont pas égaux et il vous faudra être très attentif à l’adéquation de l’outil avec votre propre réalité. Il ne s’agit donc pas seulement de voir qu’un software vous permet de gérer vos dossiers, vos contacts ou vos factures mais de bien considérer que

1)     le système est en ligne avec votre véritable pratique au quotidien (l’adéquation à vos véritables besoins fonctionnels et la gestion de toutes vos « exceptions »)

2)     l’outil est extrêmement maniable et intuitif car il ne s’agit pas de perdre un temps monstre à tenter de retrouver chaque fonction…

Enfin, soyez extrêmement vigilant quant au risque de privatisation de vos données par ces logiciels qui rendrait votre pratique du droit impossible en cas de non utilisation de la « solution » (certaines solutions devraient plutôt s’autoproclamer « problème informatique » plutôt que « solution informatique »…).

Quant au fait de se laisser séduire par des termes tendances comme « cloud » ou bien encore « mobilité » : demandez-vous quel est vraiment l’usage que vous ferez concrètement de ce genre de promesses alléchantes mais finalement plutôt éloignées de votre réelle pratique du droit (en contentieux comme en conseil) : au fond de vous, planifiez-vous vraiment de travailler sur votre téléphone ? pensez-vous honnêtement que vous travaillerez vos dossiers depuis votre tablette à la maison ? …ou bien plus vraisemblablement, ne pensez-vous pas que pour vraiment travailler vous vous assoirez sur une chaise muni d’un PC et de votre traditionnelle souris ?

Oui, oui, vous êtes souvent sur la route, nous le savons, mais allez-vous vous rendre à une réunion client(s) juste avec votre smartphone ? vous rendrez-vous à une audience avec votre tablette ?

Reste un point à aborder : à partir de quelle taille de cabinet un logiciel de gestion est vraiment utile ? Certains se disent : « moi, je suis seul, et vu le volume d’affaires que je traite, je peux bien continuer à travailler à l’ancienne surtout que les logiciels doivent coûter très cher… ». Dans ce domaine, les a priori sont en train de tomber et c’est heureux car

-       se demander si un logiciel de gestion est vraiment utile lorsqu’on est seul, c’est comme se demander si un presse agrume automatique est vraiment utile si l’on ne travaille pas dans un restaurant. Oui, vous pouvez presser les oranges à la main si bon vous semble. Ou alors passer au XXIe siècle.

-       Se demander si un logiciel coûte cher est tout à fait légitime mais il y a des solutions – à l’instar de zLawyer – qui sont très très abordables et surtout où le retour sur investissement reconnu par les avocats déjà utilisateurs eux-mêmes est indéniable.

Ne soyez pas effrayé par le changement : les équipes de Zèle Solutions, par exemple, vous accompagnent pour que la transition soit la plus douce possible et ne craignez pas qu’il faille une longue formation pour vous familiariser avec le produit : si votre logiciel est ergonomique et intuitif, il ne nécessitera que de très peu de temps pour que vous l’appréhendiez.

N’hésitez pas, prenez contact avec nous au 01 42 92 07 10 ou à info@zele-solutions.fr et demandez une démonstration que nous serons heureux de vous faire.

www.zlawyer.fr

Attention aux sirènes du logiciel avocat en ligne

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Un logiciel avocat totalement en ligne : bonne ou mauvaise idée ?

Logiciel avocat en mode SAAS, ça vous dit quelque chose? Mais si, vous savez bien, le principe du logiciel avocat en ligne dont on entend un peu parler en ce moment.

Le SAAS, ou Cloud Computing , est un mode d’accès à certains softwares très en vogue sur internet. Cela signifie Software As A Service c’est à dire que vous ne possédez pas le logiciel mais que vous payez un péage pour pouvoir utiliser un logiciel en ligne et que vous confiez vos données à des tiers que l’on connaît peu, pour qu’ils les stockent on ne sait trop où, en contrepartie de quoi ces tiers s’engagent à rendre ces données accessibles, en théorie, 24 heures sur 24, n’importe où dans le monde (sous réserve qu’il n’y ait aucun problème de ralentissement ou de panne de connexion, cela va sans dire).

Le tarif de ce genre de solutions est généralement basé sur un principe d’abonnement mensuel permettant d’utiliser ce service déporté.

Le logiciel avocat en ligne Clio

Un logiciel avocat américain répondant au nom de Clio fait en ce moment, en la matière, parler de lui outre-atlantique chez les avocats.
Dans l’univers du logiciel de gestion de cabinet , Clio a la réputation d’être plutôt facile à utiliser. Il fut l’un des premiers logiciels en ligne dans la profession.
La solution informatique retenue ( hébergement dans le Cloud ) pourrait faire l’objet de divers débats en comparaison de l’usage d’un logiciel que l’avocat possède en licence et qu’il installe sur son PC comme zLawyer.
Comme l’a indiqué Robert Ambrogi sur son blog LawSite , Clio a relevé son prix d’abonnement mensuel de 47% en passant de 49 $ par avocat à 72 $ par avocat!
+47%, vous ne rêvez pas.
Logiciel avocat logiciel avocat en ligne logiciel de gestion de cabinet

Le logiciel incriminé Clio.

Et que vont faire les avocats américains abonnés?  ils vont payer. Car que peuvent-ils faire? ils n’ont pas le logiciel sur leurs ordinateurs et ils ont besoin de ce logiciel pour travailler. Ils n’ont pas d’autres options.
Un conseil: détenez la licence de votre logiciel, installez-le sur votre PC et stockez la base en lieu sûr (par exemple votre serveur) et travaillez sereinement.
Et n’oubliez pas de faire le calcul entre l’abonnement, multiplié par le nombre d’utilisateur et de mois pendant lesquels vous utiliserez sans doute le logiciel…
Si vous souhaitez être conseillé sur les meilleures solutions à adopter que ce soit en ce qui concerne les solutions de stockage de vos données ou de gestion de cabinet, nous nous tenons à votre entière disposition au 01 42 92 07 10 ou sur info@zele-solutions.fr

zLawyer participe au concours de dessin du Village de la Justice

Participation du logiciel avocat zLawyer au concours dessin village justice

Participation du logiciel avocat zLawyer au concours de dessin village de la justice

Le site du Village de la Justice vient d’annoncer le lancement de son grand concours de dessin !

Et pour nous zLawyer doit participer!

Cette année, Zèle Solutions a décidé de participer au concours en beauté mais pas de n’importe quelle façon: nous avons essayé de nous creuser les méninges pour que notre dessin soit en rapport direct avec notre activité d’éditeur de logiciel pour cabinet d’avocat … Pas simple.

On s’est alors dit qu’on pourrait d’abord se moquer d’un logiciel avocat mac célèbre mais que nous ne citerons pas ;-).

Puis on s’est dit qu’on allait se moquer de nous-mêmes puisqu’il n’y a pas de raison que ce soit toujours les mêmes qui trinquent. Et puis que chez nous l’autodérision est de mise (enfin, c’est plus facile quand on a rien à se reprocher avec un logiciel super complet et fiable, m’enfin bon).

Alors on a commencé à dessiner Christophe et Julie (de chez Zèle Solutions) parce qu’ils sont très photogéniques. Mais comme Christophe a beaucoup grossi et que l’un des prix à remporter est un t-shirt, on s’est dit qu’il ne tiendrait pas en entier sur la zone imprimable alors on a du changer notre fusil d’épaule.

On est donc resté dans ce qu’on fait de mieux avec zLawyer: la gestion du temps et des timesheets et on a décidé de vous révéler en avant-première le dessin que nous avons inscrit au concours du Village de la Justice. Si, si, en avant-première et tout et tout. Vous ne rêvez pas! Et c’est sur notre site que vous découvrez cela en exclusivité !

Bon, après – et c’est pas pour mettre la pression au Jury du Village de la Justice qui nous lit sûrement – s’il y a une justice (dans le Village), on devrait gagner haut la main parce que s’il y a bien une chose qu’on est (à part fair-play) c’est bien modestes!

Votez pour nous !

Et n’hésitez pas à nous contacter pour une démonstration de zLawyer, le logiciel de gestion de cabinet sérieux mais qui ne se prend pas au sérieux :-)

Par téléphone: 01 42 92 07 10

Par email: info@zele-solutions.fr

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Facturez mieux, encaissez plus. Le conseil de zLawyer, Logiciel Avocat

Nous ne le répéterons jamais assez: la consignation de vos heures est LA source de laquelle découleront vos notes d’honoraires.

C’est d’ailleurs le cheval de bataille de notre logiciel avocat !

Logiciel Avocat - gestion de cabinet - facturation - logiciel de facturation pour avocat - logiciel avocat gratuit

Automatiser avec un logiciel avocat permet d’éviter les risques d’erreurs

Si vous avez bien enregistré ce que vous avez fait, alors tout ne sera qu’affaire de transfert d’informations et transformation pure et simple de vos temps en factures (c’est sur ce principe qu’a été bâti zLawyer, notre logiciel avocat ).

Il nous semblait toutefois utile aujourd’hui de nous arrêter sur l’impact qu’aura la facture sur vos clients et donc sur la façon de leur présenter les choses pour maximiser vos taux d’encaissement.

1. Votre communication avec le client

Dès votre premier entretien avec votre client, vous devez parler facturation et règlement pour expliquer votre manière de procéder avec clarté. Vous ouvrez ainsi la porte au fait que votre client vous pose toutes les questions auxquelles il pense et pourrez répondre aux objections (sous entendu, avant qu’elles n’apparaissent et en particulier au moment où vous lui enverrez la note…).

Expliquer la composition de vos forfaits si vous pratiquez la facturation au forfait. Soyez explicite aussi sur qui travaillera le dossier et à quel taux précisément. Ce premier RDV est donc aussi l’occasion d’introduire votre équipe auprès du client, ce qu’il appréciera plutôt que de découvrir une « sous traitance » a posteriori.

Nous vous recommandons d’aborder également le sujet de la fréquence de facturation y compris pour les frais et débours voire pour les facturations directes par des tiers.

Et ne soyez pas dans la retenue, vous pouvez très bien aborder la question des délais de règlement: ce n’est pas un gros mot ! Sachez qu’aux Etats-Unis, certains cabinets vont même jusqu’à faire des remises pour les clients qui paient…dans les deux jours suivant réception :-). Alors que d’autres, bien entendu, appliquent sans scrupules des pénalités de retard.

Bref, quelle que soit votre politique maison, indiquez là à votre client avant d’accepter de rentrer son dossier.

2. Ce que vous pouvez/devez facturer.

En complément des honoraires sur lesquels vous êtes tombés d’accord bien en amont avec votre client (forfait, résultat, temps passé avec plus ou moins d’ajustement sur votre taux) se pose la question des frais.

La notion de frais couvre des réalités diverses suivant que vous souhaitiez  les facturer au forfait ou au réel et suivant la part de vos budgets de gestion de cabinet que vous souhaitez voir supportée par vos clients.

Les basiques, ce sont vos frais relatifs aux déplacements, aux frais de reproduction, frais postaux…que la plupart des cabinets refacturent.

Les frais issus de tiers (experts, détectives, etc…) peuvent donner lieu à une information spécifique et autonome de votre convention d’honoraires.

Les débours (sommes que vous avancez pour votre client) ont un traitement encore différent (nous y consacrerons un article). Certains cabinets, pour des raisons évidentes de trésorerie, fixent un montant maximum pour les avances qu’ils consentiront à leurs clients alors que d’autres invitent le tiers à facturer directement le client.

Quoi qu’il en soit, si vous facturez au réel, conservez bien les justificatifs de vos frais (certains clients les exigent…) et  gardez un oeil sur les ratios frais/honoraires car il ne faut pas oubliez que vos clients viennent chercher un savoir et un savoir-faire juridique, pas des photocopies ;-).

3. Le (bon) tempo de facturation .

Si vous ne parvenez pas à facturer au bon bon moment, vous risquez de courir après vos honoraires.
Pensez notamment à facturer de façon régulière par exemple mensuellement. Bien sûr, vous pouvez repousser ce moment que vous jugez pénible (même si éventuellement il ne s’agit que de valider les factures que votre assistante enverra elle-même) mais ce faisant, vous aurez à minima de la trésorerie dehors et au pire des risques d’impayés qui augmenteront… alors qu’il serait si simple de facturer en 3 clics comme notre logiciel avocat vous le permet! :-)

N’oubliez pas, en matière de communication, que pour votre client, voir arriver des factures le concernant lui montre que vous travaillez sur son dossier et lui permet en outre de rester très informé, ce qu’il appréciera. Beaucoup plus en tout cas que de voir arriver une grosse facture imprévue d’un seul coup (et une échéance de paiement tout aussi effrayante) alors que sa trésorerie ne lui permettrait pas de l’honorer en une fois (même si cela vous arrange, vous).

Dès que le dossier est bouclé, nous vous conseillons d’adresser une facture de clôture, dans les dix jours de préférence car plus vous attendrez après la date de clôture pour adresser votre note finale et plus les chances de la voir payée s’amenuiseront.

4. Méthodes de facturation

N’ayez pas peur de discuter de vos taux avec vos clients: dîtes-vous que le(s) mode(s) de fonctionnement des avocats et des cabinets est un mystère pour les non juristes. Voire pour les juristes eux-mêmes.

Il faut donc que vous soyez pédagogue et que vous présentiez les cas de figure: les forfaits, la facture au résultat, au temps passé.

Evoquez également avec lui l’appel de provisions en lui expliquant la raison d’être de ce principe d’avance. Et encore une fois, répondez à ses questions pour pouvoir désamorcer de futurs potentiels problèmes.

5. Le format de facturation.

Soyez le plus détaillé possible. A votre avis, laquelle de ces deux factures le client sera le plus susceptible d’accepter de payer sans réserve:

  • Réponse A. Accompagnement juridique: 5 000 euros
  • Réponse B.  Accompagnement juridique dans l’affaire Ergo contre Torins, conseil et plaidoirie au tribunal des prud’hommes de Nanterre: 5 000 €
  • Réponsez C: Acompagnement juridique dans l’affaire Ergo contre Torins, conseil en contentieux, analyse de dossier, reprise d’historique du cabinet Erdis Avocats, RDV au siège social d’Ergo pour définition de la stratégie de communication Groupe, entretiens téléphoniques avec Mme Toledano pour récupération des pièces manquantes, rédaction de conclusions, relecture des conclusions adverses, dépôt des conclusions au greffe, plaidoirie au tribunal des prud’hommes de Nanterre: 5 000 €.

Inutile de répondre. Pensez simplement à la satisfaction de votre client lorsqu’il aura dans vos annexes le détail, timé, de vos diligences et la lecture précise du write off que vous aurez pratiqué pour avoir accepté un forfait alors que vos temps réels indiqueront 20% de charge de travail en plus et non facturée.

6. La qualité de la facturation

Rien ne fait moins sérieux qu’une facture truffée d’erreurs de tous ordres: orthographe, date, copier-coller malheureux, etc…

Et, pire que tout, un montant qui ne correspond pas aux accords pris entre vous et le client (ou une facture qui oublierait, tout simplement, qu’un appel de provisions a déjà été lancé).

Pire que tout pour vous notamment, puisque vous devrez passer des avoirs qui vous donneront un surcroît de travail inutile.

Alors qu’il aurait été si facile d’utiliser un très bon logiciel de facturation pour avocat comme zLawyer :-)! Mais bon, nous on dit ça, on dit rien, hein, vous pouvez aussi utiliser un mauvais logiciel avocat gratuit si vous préférez et envoyer pourquoi pas la facture au mauvais destinataire ;-)

 7. Le bon logiciel avocat

Nous ne pouvions faire un sujet dédié à la facturation sans vous inviter à prendre connaissance de l’offre de la société Zèle Solutions qui édite le logiciel zLawyer.

logiciel avocat zLawyer capture 04

zlawyer permet d’exploiter les données dans vos logiciels favoris

Oui, là on est dans le chapitre un peu autopromo il faut le dire…

Puisque la gestion du temps est au coeur de nos préoccupations mais aussi au coeur du sujet des notes d’honoraires, un logiciel de facturation comme le nôtre, étudié spécifiquement pour les cabinets d’avocat s’avère être une solution plus qu’utile: nécessaire!

En effet, la capture du temps y est absolument facilitée et la transformation de ce temps en facture en quelques clics y a été pensée pour être la plus intuitive possible: pourquoi ne pas nous demandez une démonstration pour en être convaincu(e)?

Appelez-nous au 01 42 92 07 10.

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Les clients sont de plus en plus attentifs à leurs dépenses et veulent savoir exactement où va chaque euro. Ils ont donc besoin de beaucoup plus de forme et de formalisme qu’à une certaine époque. Et après tout, le client est roi, non?

Le logiciel avocat zlawyer testé par le Village de La Justice.

Notre logiciel avocat sur le Village de la Justice !

Notre logiciel avocat  a reçu la semaine dernière les honneurs de l’un des sites les plus reconnus par les professions du droit et en particulier dans le milieu des avocats. La rédaction du Village de la Justice a en effet aimablement consacré un long article faisant suite à un test de la solution logicielle zLawyer.

logiciel avocat zLawyer capture 01

Un logiciel avocat permettant en un coup d’oeil de survoler l’ensemble de l’activité du cabinet

Aucun logiciel avocat gratuit ou payant n’a, à notre connaissance, reçu un accueil aussi favorable pour la partie « analyse de rentabilité » quoi que la rédaction rappelle que zLawyer est une solution présentant bien sûr aussi les avantages phares que l’on se doit d’attendre d’un très bon software de gestion de cabinet : dossiers, facturation au réel ou au forfait, saisie des temps, agenda, tâches, contacts, CRM, gestion de la base documentaire…

logiciel avocat testé par le village de la justice

Notre logiciel avocat a été testé par le village de la Justice

Il a également été souligné la parfaite connexion de l’ensemble des informations de zLawyer avec les logiciels du pack office : word pour le traitement de texte,  outlook pour l’agenda, excel pour les exports.

Bien que n’étant pas un logiciel avocat en ligne , l’article rappelle toutefois que zLawyer « est proposé en deux modes d’utilisation, en client / serveur à l’intérieur du cabinet, ou sous forme d’hébergement à distance sur des serveurs Microsoft ».

On retiendra qu’en dehors des fonctionnalités décrites, l’auteur fait la part belle à l’une des caractéristiques phares de zLawyer: la facilité. Ainsi l’article précise que « [..] les écrans sont accessibles et cohérents ». Il remarque également l’ambition de « simplifier la saisie des utilisateurs » et la volonté « d’efficacité et de proximité avec l’utilisateur ».

Il ressort enfin, même s’il n’est pas un logiciel avocat pour mac , que zLawyer présente vraiment les caractéristiques généralement reconnues aux meilleurs produits à la pomme : ergonomie et dimension intuitive.

La fin de l’essai parle d’elle-même : «En conclusion voici un logiciel qui mérite le test pour votre cabinet ». Nous n’aurions pas dit mieux !

Testez donc notre logiciel avocat à votre tour!

Pour ce faire, rien de plus simple, appelez nous au 01 42 92 07 10 ou par email: info@zele-solutions.fr

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Gérer efficacement son cabinet d’avocat: le recours au coaching.

Vous le savez, nous n’avons avec zLawyer qu’un seul et unique objectif : celui de vous faciliter la vie et de vous la rendre plus douce.

C’est dans ce but ultime que tout a été pensé dans notre logiciel pour avocat pour le rendre non seulement très complet mais aussi et surtout agréable et ergonomique car nous sommes persuadés, en définitive, que – quoi que s’agissant d’un simple logiciel – c’est bien de l’Humain et rien que de l’Humain dont il est question.

Nous ne pouvions dès lors pas rester insensibles aux apports d’autres métiers partageant notre vision (le « mieux vivre » au cabinet) sans qu’ils utilisent pour autant les mêmes moyens.

Le coaching est de ceux-là.

Nous vous proposons aujourd’hui l’interview de Michael Bernard qui exerce le métier de coach.

Bonjour Michaël, pouvez-vous vous présenter à nos lecteurs 

Bonjour Alexandre. En quelques mots…  j’ai commencé ma carrière en tant qu’enseignant chercheur en droit public, et pour financer ma thèse je travaillais en parallèle en cabinets d’avocats . Puis j’ai découvert le coaching, m’y suis formé, et j’ai décidé d’en faire mon métier. Aujourd’hui je dirige mon propre cabinet de coaching pour avocats et juristes .

Pouvez-vous nous donner votre définition du coaching pour les gens qui n’en ont qu’une vague idée ?

Il est vrai que le coaching est une notion un peu « fourre-tout », et beaucoup de personnes à qui je parle de mon métier en ont une idée fausse. Cela vient du fait que ce n’est pas une profession règlementée et que donc n’importe qui peut s’improviser coach… il suffit de taper le mot coaching sur un moteur de recherche pour s’en convaincre : on trouve des coachs minceur, des coachs déco, des coachs pour étudiants, des coachs séduction, des coachs de vie, et des dizaines d’autres catégories plus ou moins éloignées de ce qui est le véritable métier de coach.

Le coaching professionnel peut se définir comme l’accompagnement d’une personne, d’une équipe ou d’une organisation dans l’accomplissement d’objectifs professionnels et/ou personnels. Il est encadré dans une déontologie stricte : confidentialité des échanges, obligation d’une formation sérieuse et continue, supervision de pratique par un pair plus expérimenté, travail sur soi préalable de plusieurs années.

Le coach n’est ni un conseiller – il ne dit pas à ses clients ce qu’ils doivent faire – ni un formateur – il n’enseigne pas un savoir ou un savoir-faire. Sa méthode est l’écoute, et le questionnement. Pour le dire simplement, le talent d’un coach est de savoir « quand » poser la « bonne » question, celle qui va provoquer un dialogue intérieur chez son client et l’aider à trouver lui-même les solutions qu’il est venu chercher.

En quoi le coaching a-t-il un rôle à jouer auprès des avocats ?

Un avocat s’est formé au maniement des concepts juridiques. C’est un expert du droit. Mais pour exercer son métier sereinement, il a besoin de compétences spécifiques qu’il va devoir acquérir par lui-même : des compétences relationnelles et managériales d’un côté, et des compétences organisationnelles de l’autre. Les premières lui permettent de gérer un cabinet, de développer sa clientèle, de faire face à l’adversité quotidienne dans laquelle le plonge son métier. Les secondes lui sont indispensables pour supporter la pression, optimiser sa gestion du temps, et faire évoluer sa carrière.

C’est là le rôle que le coaching peut jouer auprès des avocats : c’est un outil, qui leur permet de développer ces différentes compétences, afin d’atteindre les objectifs qu’ils se sont fixés.

Avec zLawyer, nous aidons les avocats à mieux maîtriser le temps : pouvez-vous nous parler du rapport au temps en matière de coaching ?

La gestion du temps est une question centrale pour les avocats. D’ailleurs, leur rapport au temps se traduit directement dans leur facturation, illustrant parfaitement le vieil adage « le temps c’est de l’argent ».

Du point de vue du coach, la question du temps est donc très souvent abordée en séance. Les avocats ont le sentiment qu’ils doivent se rendre perpétuellement disponibles, et ils passent leurs journées (et souvent une partie de leurs nuits) à courir après le temps, en passant d’une urgence à l’autre sans jamais pouvoir mettre fin à ce cycle infernal.

En coaching, on travaille notamment sur la distinction entre l’urgence et l’importance, on apprend à identifier les « vraies » urgences afin de pouvoir consacrer son énergie aux tâches importantes, qui lorsqu’elles sont accomplies régulièrement, permettent d’améliorer l’efficacité de l’avocat. Une fois la tête hors de l’eau, il peut alors exercer son métier plus sereinement et même retrouver un équilibre plus stable entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle, sociale et familiale.

Comment le coaching peut-il améliorer la performance d’un cabinet ?

Chaque cabinet dispose de différents leviers de développement, c’est pourquoi il est difficile de vous offrir une réponse toute faite à cette question. Ces leviers peuvent être, par exemple, le développement de la clientèle, l’organisation du cabinet, l’optimisation du temps, la facturation , la gestion des dossiers , le management des équipes, l’instauration d’une meilleure qualité de vie au travail, etc.

Comme on l’a vu tout à l’heure, le coaching est un outil. En matière de développement de cabinet, il sert dans un premier temps à identifier ces différents leviers, à les classer selon leur pertinence au regard de la situation actuelle du cabinet. Il permet ensuite de trouver un ou plusieurs moyen(s) de les actionner, tout en préservant la culture du cabinet et son écologie.

Merci Michael.

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Le coach M. Bernard interviewé par le logiciel pour avocat zLawyer

Nous partageons avec Michael Bernard une vision essentielle : vous devez être débarrassé de vos contraintes pour être, simplement, efficace et heureux. Ce que nous faisons de notre côté sur la gestion opérationnelle du cabinet (saisie des temps, facturation, etc…), Michael le fait sur des ressors subtils et mentaux tout à fait complémentaires visant, comme nous, à améliorer votre performance avec notre logiciel pour avocat .

Retrouvez Michael Bernard sur son site officiel www.mbernard.fr ou par téléphone au 09 51 57 85 94.

Logiciel Avocat: Comment choisir sans se tromper en 5 points?

Logiciel Avocat : 2 mots qu’il semble parfois difficile de réunir tant les a priori à l’égard du premier semblent incompatibles avec les exigences du second.

Logiciel avocat: un nouveau choix difficile...

Quel logiciel avocat… un nouveau choix difficile…

Chez zLawyer, nous avons choisi de vous aider à vous y retrouver dans les différentes offres en tentant de sélectionner les 5 critères clés qui devraient être les plus importants à vos yeux pour effectuer le bon choix au moment de vous équiper.

La gestion du temps, la priorité d’un bon logiciel avocat

Vous le savez, un avocat court après le temps. Il jongle entre dossiers, RDV, gestion du cabinet , appels téléphoniques… Il ne peut donc pas s’offrir le luxe de perdre de précieuses minutes et encore moins face à un logiciel .

La solution idéale est donc nécessairement:

  • intuitive i.e. permettant de tout retrouver en un clin d’oeil, sans avoir à chercher longtemps et sans avoir à ouvrir tout un tas de menus différents.
  • un outil fait pour capturer le temps. Tout doit y être pensé pour que la saisie soit la plus rapide et la plus automatisée possible afin que vous ne perdiez pas de temps à en saisir!

La qualité du service

Un software est un produit « vivant »: les hommes et les femmes qui vous le livrent vous doivent amabilité et disponibilité (lire à ce sujet notre article logiciel avocat gratuit et logiciel avocat open source ). Que vos questions soient techniques ou métiers, vous devez exiger de votre prestataire des réponses claires et immédiates quel que soit le degré de difficultés que vous rencontrez.

La personnalisation

Que ce soit pour la personne physique qu’est l’ avocat ou pour la personne morale qu’est le cabinet, il faut que le logiciel s’adapte à vos besoins propres et à ceux de votre organisation et non le contraire. Vous devez donc pouvoir créer vos propres menus, suivre les infos vous concernant spécifiquement tout en ayant accès à des informations propres à votre cabinet et à ses dossiers.

La souplesse

Vous n’êtes pas un robot, des erreurs de saisie ou de classement peuvent arriver. Vous devez pouvoir y effectuer des arbitrages et qu’aucun de vos choix ne soit irrémédiable. Le logiciel doit être souple pour vous permettre de modifier à loisirs les temps, les dossiers, les diligences, les factures, les nomenclatures, etc… sans jamais vous bloquer sans retour possible (Lire à ce propos un commentaire portant sur zLawyer dans un forum sur le thème «  logiciel avocat «  ).

L’exhaustivité des fonctionnalités

Vous ne devez pas être limité par la solution afin qu’elle suive vos aspirations et l’évolution de votre cabinet. Votre solution devra donc être complète et couvrir toutes les fonctions essentielles (lire à ce sujet notre sujet fonctionnalités clés) mais également vous fournir l’accès – et sans surcoûts – à des modules plus élaborés pour que votre outil informatique soit toujours à la hauteur de vos envies et de vos besoins.

N’hésitez pas à prendre contact avec nous pour de plus amples renseignements: info@zele-solutions.fr

Logiciel pour avocat et 0 papier: faut-il faire le grand saut?

Logiciel pour avocat : la fin des feuilles qui s’amoncellent?

Votre bureau est un amoncellement de dossiers, feuilles, classeurs et autres notes et vous pensez que ceci est le reflet de votre capacité à abattre une masse de travail considérable tout en vous y retrouvant tout de même ? Vous avez raison.

Pourtant fouiller dans les piles pour retrouver quelque chose peut s’avérer long et frustrant surtout quand on sait que le 0 papier permet à de nombreuses sociétés d’économiser espace, temps et donc argent (pour comprendre la corrélation parcourez les témoignages de notre Logiciel Gestion de Temps ). Cependant, plonger dans le 0 papier peut vous sembler un peu effrayant…

Le logiciel pour avocat au secours de … l’écologie !

Il y a certes les atouts environnementaux mais surtout, pensez bien que vivre sans papier est plus économique que de continuer à en utiliser. Faîtes le calcul: entre l’achat du papier, du toner, l’achat et le stockage des classeurs, les réparation des imprimantes et photocopieurs, etc…et le renouvellement de tout cela, et vous serez vite convaincu.

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Les piles seraient peut-être moins haute avec bon logiciel pour avocat…

Grâce à un bon logiciel pour avocat , les hommes et femmes de loi peuvent stocker et retrouver extrêmement facilement l’ensemble des pièces d’un dossier (courrier, contrats, mails, pièces jointes, etc…) sans avoir à s’équiper de volumineuses bibliothèques suédoises et dépenser des sommes folles en archivage externe. C’est le principe du stockage numérique qui, lui, peut s’étendre sans problème dès que les besoins en espace augmentent .

Une étude de l’American Bar Association met en avant que, malgré ces constats à l’avantage du numérique, de nombreux cabinets refusent toujours de faire le grand saut. Ce qui les effraie voire les stresse, semble-t-il, c’est la crainte du changement alors même qu’ils ont conscience du gain en temps, espace et argent qu’ils feraient en travaillant plus efficacement avec ce genre de logiciel de gestion de dossiers .

Les atouts du logiciel pour avocat

Quand le software du cabinet est en place, pourtant, les avocats gagnent un temps fou lorsqu’ils recherchent un dossier ou une pièce d’un dossier par le classement facile que propose ce genre de solutions. Pensez-donc: imaginez-vous retrouver une pièce égarée dans sa version papier dans un vaste bureau rien qu’en prononçant son nom à haute voix? C’est pourtant ce que permettent les fonctions « recherche » des logiciels !

La sécurité des données en accès comme en sauvegarde est également renforcée lorsqu’un cabinet passe au numérique: les droits administrateurs permettent de filtrer les accès au sein même du cabinet et les documents peuvent être stockés localement ou à distance avec des principes de sauvegardes automatiques (serveur en miroir) qui bien évidemment  n’existent pas dans le monde physique.

Enfin, la mobilité est une raison supplémentaire pour laquelle de nombreux cabinets d’avocats ont décidé de faire le grand saut du numérique. Avec lui, peu importe que l’on soit au bureau, à la maison ou même en vacances à l’autre bout du monde: tout reste accessible et partout. Et on sait bien que les clients ne vous laisse finalement que peu de répit dans votre vie privée! :-) Cela dit, grâce au numérique vous pouvez donc aussi augmenter votre « taux de service » et cela a une valeur auprès de vos clients les plus importants.

 Et si vous vous lanciez?

Pour vous aider à vous lancer, l’équipe Zèle Solutions se tient à votre disposition. Vous pourrez nous poser toutes les questions qui vous viennent à l’esprit au sujet de cette transition numérique: où stocker mes documents, ou stocker ma base de donnée, quelle solution email adopter, etc…

Et puis, ne paniquez pas 0 papier ne veut finalement pas dire « sans absolument aucun papier »!

Si vous souhaitez être accompagné dans votre réflexion sur le passage au numérique, que cela soit pour vos documents ou pour la gestion de votre cabinet, nous nous ferons une joie de venir gracieusement vous aider à voir plus clair dans votre démarche.

Appelez-nous au 01 42 92 07 10 ou par email à info@zele-solutions.fr

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Un bon logiciel pour avocat permet-il d’éviter les risques financiers?

Quand le logiciel pour avocat vole à votre secours …

Une étude portant sur 76 cabinets vient d’être publiée outre-manche par le SRA aux fins d’identifier l’origine de leurs difficultés financières. Dans près de 40% des cas, ces problèmes ont été causés par une mauvaise gestion financière et commerciale, la plupart du temps liée au fait que leurs associés avaient plutôt « une mauvaise compréhension de la situation financière du cabinet ».

En dehors des risques classiques inhérents à une mauvaise gestion de la dette, 3 risques pèsent généralement sur les cabinets :

  • Une mauvaise gestion des cabinets de leurs créances
  • Une mauvaise gestion des flux de trésorerie
  • Des associés n’ayant pas particulièrement de « sensibilité financière »

Mauvaise gestion des créances clients

En d’autres termes, veiller à ce que les clients paient en temps et en heure.

Pour éviter les mauvaises surprises, vous devez procéder par appel de provisions. Débuter vos diligences sans appel de provisions augmente les risques d’impayés et par voie de conséquence peut influer directement sur les flux de trésorerie et donc votre capacité à vous-mêmes payer vos propres créanciers.

Oublier de facturer régulièrement et ne pas tenir les clients informés du montant total dû sont aussi des facteurs aggravants. En règle générale, un cabinet fournit à ses clients un « devis » (la convention  d’honoraires) et ne facture qu’à la fin de la mission ; pourquoi ne pas limiter les risques en facturant au moins périodiquement ?

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Logiciel pour avocat: transformer votre temps en CA

Un logiciel pour avocat comme zLawyer permet d’émettre en quelques secondes une facture de provisions et vous permet de surveiller en permanence votre balance de facturation pour vous avertir des risques (ou pour voir le verre à moitié plein, des opportunités d’encaissement !).

Les rapports générés par zLawyer vous permettent en outre d’avoir une vision aérienne de votre rentabilité avec une lecture simple donc efficace, y compris si la finance n’est pas votre dada.

Mauvaise gestion des flux de trésorerie

Le flux de trésorerie n’est finalement que le fruit d’une simple soustraction entre les entrées d’argent relatives à vos clients et vos sorties relatives à vos dépenses (loyers, salaires de vos collaborateurs et assistant(e)s, etc…).

Le présent article n’ayant pas pour vocation de détailler le travail sur les centres de coûts, nous nous concentrerons sur les flux entrants, à savoir votre dynamique commerciale (centre de profit). Toutefois, un cabinet d’avocat a la particularité de travailler une matière première bien particulière : son savoir-faire que l’on pourrait aussi traduire par son TEMPS (lire notre article logiciel gestion de temps). En d’autres termes, le temps que vous passez sur des dossiers est, lui un centre de coût à part entière. Dès lors que vous « dépensez du temps » sans entrer de chiffre d’affaires (donc sans facturer) vous mettez en risque votre flux de trésorerie.

Un logiciel pour cabinet d’avocats comme zLawyer intègre des outils nécessaires et très simples pour que vous puissiez toujours surveiller ce flux de trésorerie Temps / Facturation que l’on nomme la Balance Réelle. Ceci vous permet tout simplement de vous poser la question : mon cabinet est-il efficace ? et en conséquence, est-il bien géré et exempt de risque financier.

Que vous soyez seul(e) ou que le cabinet fonctionne à plusieurs associés et / ou collaborateurs, cette notion est essentielle.

Des associés sans « sensibilité financière »

La survie de toute entreprise exige de ses associés une compréhension des mécanismes financiers de base. Pourtant, rien que le mot « finance » peut en effrayer certains.

Vous pouvez lire cet article pour mesure votre degré de maîtrise: comprendre le langage de votre expert comptable .

Pourtant, il existe vraiment des moyens de présenter les choses clairement de façon à ce qu’elles soient comprises intuitivement. Mais pour cela, il faut que la donnée soit enregistrée et traitée avec soins.

Un logiciel pour avocat comme zLawyer vous permet de lire de façon pratique et concise différents rapports par dossier, clients ou même à l’échelle du cabinet pour mesurer les grands indicateurs qui vous permettront de prendre des décisions avec justesse et généralement d’accroître avec elles le chiffre d’affaires de votre cabinet (lire aussi l’article Logiciel cabinet avocat )

Chez zèle-Solutions, nous fournissons certes un logiciel d’avocat , mais notre accompagnement ne prend pas fin à l’installation : nous aimons passer du temps avec nos partenaires avocats pour les aider à prendre en main ces dimensions plus « financières », compenser certaines lacunes et tenter de les conduire vers plus de performance.

Nous montrons par exemple toujours quels sont les rapports les plus utiles, partageons les best practices constatés et suivons nos clients dans la durée.

Comprenez-vous clairement la situation financière de votre cabinet? Pouvez-vous dire avec certitude quels sont vos activités/clients les plus rentables? Savez-vous avec exactitude combien de diligences en cours n’ont pas encore été facturées? 

Si vous répondez «non» à ces questions, peut-être est-il temps de nous appeler ?

Pour ce faire: 01 42 92 07 10 ou info@zele-solutions.fr

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