Facturez mieux, encaissez plus. Le conseil de zLawyer, Logiciel Avocat

Nous ne le répéterons jamais assez: la consignation de vos heures est LA source de laquelle découleront vos notes d’honoraires.

C’est d’ailleurs le cheval de bataille de notre logiciel avocat !

Logiciel Avocat - gestion de cabinet - facturation - logiciel de facturation pour avocat - logiciel avocat gratuit

Automatiser avec un logiciel avocat permet d’éviter les risques d’erreurs

Si vous avez bien enregistré ce que vous avez fait, alors tout ne sera qu’affaire de transfert d’informations et transformation pure et simple de vos temps en factures (c’est sur ce principe qu’a été bâti zLawyer, notre logiciel avocat ).

Il nous semblait toutefois utile aujourd’hui de nous arrêter sur l’impact qu’aura la facture sur vos clients et donc sur la façon de leur présenter les choses pour maximiser vos taux d’encaissement.

1. Votre communication avec le client

Dès votre premier entretien avec votre client, vous devez parler facturation et règlement pour expliquer votre manière de procéder avec clarté. Vous ouvrez ainsi la porte au fait que votre client vous pose toutes les questions auxquelles il pense et pourrez répondre aux objections (sous entendu, avant qu’elles n’apparaissent et en particulier au moment où vous lui enverrez la note…).

Expliquer la composition de vos forfaits si vous pratiquez la facturation au forfait. Soyez explicite aussi sur qui travaillera le dossier et à quel taux précisément. Ce premier RDV est donc aussi l’occasion d’introduire votre équipe auprès du client, ce qu’il appréciera plutôt que de découvrir une « sous traitance » a posteriori.

Nous vous recommandons d’aborder également le sujet de la fréquence de facturation y compris pour les frais et débours voire pour les facturations directes par des tiers.

Et ne soyez pas dans la retenue, vous pouvez très bien aborder la question des délais de règlement: ce n’est pas un gros mot ! Sachez qu’aux Etats-Unis, certains cabinets vont même jusqu’à faire des remises pour les clients qui paient…dans les deux jours suivant réception :-). Alors que d’autres, bien entendu, appliquent sans scrupules des pénalités de retard.

Bref, quelle que soit votre politique maison, indiquez là à votre client avant d’accepter de rentrer son dossier.

2. Ce que vous pouvez/devez facturer.

En complément des honoraires sur lesquels vous êtes tombés d’accord bien en amont avec votre client (forfait, résultat, temps passé avec plus ou moins d’ajustement sur votre taux) se pose la question des frais.

La notion de frais couvre des réalités diverses suivant que vous souhaitiez  les facturer au forfait ou au réel et suivant la part de vos budgets de gestion de cabinet que vous souhaitez voir supportée par vos clients.

Les basiques, ce sont vos frais relatifs aux déplacements, aux frais de reproduction, frais postaux…que la plupart des cabinets refacturent.

Les frais issus de tiers (experts, détectives, etc…) peuvent donner lieu à une information spécifique et autonome de votre convention d’honoraires.

Les débours (sommes que vous avancez pour votre client) ont un traitement encore différent (nous y consacrerons un article). Certains cabinets, pour des raisons évidentes de trésorerie, fixent un montant maximum pour les avances qu’ils consentiront à leurs clients alors que d’autres invitent le tiers à facturer directement le client.

Quoi qu’il en soit, si vous facturez au réel, conservez bien les justificatifs de vos frais (certains clients les exigent…) et  gardez un oeil sur les ratios frais/honoraires car il ne faut pas oubliez que vos clients viennent chercher un savoir et un savoir-faire juridique, pas des photocopies ;-).

3. Le (bon) tempo de facturation .

Si vous ne parvenez pas à facturer au bon bon moment, vous risquez de courir après vos honoraires.
Pensez notamment à facturer de façon régulière par exemple mensuellement. Bien sûr, vous pouvez repousser ce moment que vous jugez pénible (même si éventuellement il ne s’agit que de valider les factures que votre assistante enverra elle-même) mais ce faisant, vous aurez à minima de la trésorerie dehors et au pire des risques d’impayés qui augmenteront… alors qu’il serait si simple de facturer en 3 clics comme notre logiciel avocat vous le permet! :-)

N’oubliez pas, en matière de communication, que pour votre client, voir arriver des factures le concernant lui montre que vous travaillez sur son dossier et lui permet en outre de rester très informé, ce qu’il appréciera. Beaucoup plus en tout cas que de voir arriver une grosse facture imprévue d’un seul coup (et une échéance de paiement tout aussi effrayante) alors que sa trésorerie ne lui permettrait pas de l’honorer en une fois (même si cela vous arrange, vous).

Dès que le dossier est bouclé, nous vous conseillons d’adresser une facture de clôture, dans les dix jours de préférence car plus vous attendrez après la date de clôture pour adresser votre note finale et plus les chances de la voir payée s’amenuiseront.

4. Méthodes de facturation

N’ayez pas peur de discuter de vos taux avec vos clients: dîtes-vous que le(s) mode(s) de fonctionnement des avocats et des cabinets est un mystère pour les non juristes. Voire pour les juristes eux-mêmes.

Il faut donc que vous soyez pédagogue et que vous présentiez les cas de figure: les forfaits, la facture au résultat, au temps passé.

Evoquez également avec lui l’appel de provisions en lui expliquant la raison d’être de ce principe d’avance. Et encore une fois, répondez à ses questions pour pouvoir désamorcer de futurs potentiels problèmes.

5. Le format de facturation.

Soyez le plus détaillé possible. A votre avis, laquelle de ces deux factures le client sera le plus susceptible d’accepter de payer sans réserve:

  • Réponse A. Accompagnement juridique: 5 000 euros
  • Réponse B.  Accompagnement juridique dans l’affaire Ergo contre Torins, conseil et plaidoirie au tribunal des prud’hommes de Nanterre: 5 000 €
  • Réponsez C: Acompagnement juridique dans l’affaire Ergo contre Torins, conseil en contentieux, analyse de dossier, reprise d’historique du cabinet Erdis Avocats, RDV au siège social d’Ergo pour définition de la stratégie de communication Groupe, entretiens téléphoniques avec Mme Toledano pour récupération des pièces manquantes, rédaction de conclusions, relecture des conclusions adverses, dépôt des conclusions au greffe, plaidoirie au tribunal des prud’hommes de Nanterre: 5 000 €.

Inutile de répondre. Pensez simplement à la satisfaction de votre client lorsqu’il aura dans vos annexes le détail, timé, de vos diligences et la lecture précise du write off que vous aurez pratiqué pour avoir accepté un forfait alors que vos temps réels indiqueront 20% de charge de travail en plus et non facturée.

6. La qualité de la facturation

Rien ne fait moins sérieux qu’une facture truffée d’erreurs de tous ordres: orthographe, date, copier-coller malheureux, etc…

Et, pire que tout, un montant qui ne correspond pas aux accords pris entre vous et le client (ou une facture qui oublierait, tout simplement, qu’un appel de provisions a déjà été lancé).

Pire que tout pour vous notamment, puisque vous devrez passer des avoirs qui vous donneront un surcroît de travail inutile.

Alors qu’il aurait été si facile d’utiliser un très bon logiciel de facturation pour avocat comme zLawyer :-)! Mais bon, nous on dit ça, on dit rien, hein, vous pouvez aussi utiliser un mauvais logiciel avocat gratuit si vous préférez et envoyer pourquoi pas la facture au mauvais destinataire ;-)

 7. Le bon logiciel avocat

Nous ne pouvions faire un sujet dédié à la facturation sans vous inviter à prendre connaissance de l’offre de la société Zèle Solutions qui édite le logiciel zLawyer.

logiciel avocat zLawyer capture 04

zlawyer permet d’exploiter les données dans vos logiciels favoris

Oui, là on est dans le chapitre un peu autopromo il faut le dire…

Puisque la gestion du temps est au coeur de nos préoccupations mais aussi au coeur du sujet des notes d’honoraires, un logiciel de facturation comme le nôtre, étudié spécifiquement pour les cabinets d’avocat s’avère être une solution plus qu’utile: nécessaire!

En effet, la capture du temps y est absolument facilitée et la transformation de ce temps en facture en quelques clics y a été pensée pour être la plus intuitive possible: pourquoi ne pas nous demandez une démonstration pour en être convaincu(e)?

Appelez-nous au 01 42 92 07 10.

www.zlawyer.fr

Les clients sont de plus en plus attentifs à leurs dépenses et veulent savoir exactement où va chaque euro. Ils ont donc besoin de beaucoup plus de forme et de formalisme qu’à une certaine époque. Et après tout, le client est roi, non?

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Vous pouvez utiliser ces balises et attributs HTML : <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>