Il est frais mon débours !

Il est frais mon débours !

Frais d’enregistrement au greffe du tribunal de commerce, reproduction de documents, frais d’huissiers, coursiers, taxis…

  • comment distinguer les frais des débours ?
  • Quand faut-il appliquer de la TVA ?
  • Sur quels montants les refacturer ?

Sujet récurrent dans les cabinets d’avocats, zLawyer vous propose de faire le point sur les obligations comptables et fiscales et les bonnes pratiques en la matière.

Les débours : une définition précise et des conditions à respecter.

Précis dans sa définition, un débours est une dépense que vous engagez pour le compte d’un client et qui sera refacturée à ce dernier pour le montant exact engagé. Dans ce type d’opération, vous n’avez été qu’un intermédiaire ayant réglé une dépense au nom de votre client et dont vous demandez le simple remboursement à l’euro près.

Impact immédiat : la refacturation des débours n’est pas assimilée à du chiffre d’affaires et est refacturé obligatoirement à l’euro près sans application de la TVA. Ceci ne vous exempte cependant en rien de la comptabilisation de ces débours en comptabilité que vous devez pouvoir justifier auprès de l’administration fiscale.

De plus, pour qu’une dépense puisse être considérée comme un débours, il vous faut remplir 5 conditions :

Condition 1 : Avoir reçu mandat de votre client d’engager pour son compte ce type de dépenses. Bien que ce mandat puisse être tacite, il est bon de le préciser au moins dans votre convention d’honoraires signée par votre client au début de la mission.

Condition 2 : Que la facture à l’origine du débours soit adressée au nom de votre client. Par exemple, lors de frais d’enregistrement au tribunal de commerce, ce dernier établit sa facture au nom de votre client et non au vôtre. Vous êtes juste un intermédiaire payant à la place de votre client et dont vous allez demander à ce dernier un remboursement.

Condition 3 : Vous devez rendre compte à votre client du détail des débours dont vous demandez le remboursement. Votre facture devra donc présenter une ligne de débours bien distincte des honoraires ou frais, et vous devrez joindre en annexe la justification des montants engagés. Le non-respect de cette règle peut amener le rejet de vos demandes de débours lors d’une contestation d’honoraires.

Condition 4 : Bien que les débours ne constituent pas du chiffre d’affaires, ils doivent être enregistrés dans votre comptabilité dans des comptes de passage. L’absence de comptabilisation de ces deniers dans des comptes de passage peut amener l’administration fiscale à requalifier ces montants comme des prestations et à vous redresser à ce titre.

Condition 5 : Parallèlement à l’enregistrement comptable de ces débours dans des comptes de passage, vous devez pouvoir justifier auprès de l’administration fiscale du montant et de la nature exacte de chaque dépense. Gardez et classez donc soigneusement chaque justificatif de débours (et idéalement le mandat de votre client pour engager en son nom de telles dépenses) afin de pouvoir les présenter lors d’un éventuel contrôle de l’administration.

En résumé, si les conditions ci-dessus sont respectées, et que vous avez par exemple payé pour votre client 90,33 € de frais de tribunal de commerce, vous pouvez lui refacturer 90,33 € de remboursement, sans application de TVA, et fournissez en annexe de facture la nature précise de ce débours.

Et les frais alors ?

C’est tout le reste ! En clair, tout ce qui relève de la libre transaction entre vous et votre client (reproduction, coursier, déplacement, repas…).
A ce titre, la refacturation de ces prestations doit respecter deux conditions :

Condition 1 : Vous devez obligatoirement y appliquer le taux de TVA standard en vigueur, actuellement 20%, quelle que soit la nature de la prestation refacturée. Par exemple, si vous refacturez un repas, sur lequel vous avez payé au taux réduit de TVA (5,5% ou 10%), vous devez le refacturer à votre client avec un taux de standard de TVA, 20% à ce jour. La raison ? Un restaurateur bénéficie d’un taux de TVA réduit, mais vous n’êtes pas restaurateur… vous n’avez donc fiscalement pas le droit d’appliquer ce taux réduit.

Condition 2 : La refacturation des frais doit être en conformité avec votre convention d’honoraires signée avec votre client et dans laquelle le mode de facturation des frais doit être décrit.

Alors bien entendu, les questions qui surgissent sont comment établir ma convention d’honoraire de manière claire ? Comment refacturer un frais dont le taux de TVA n’est pas standard ? Dois-je refacturer un frais sur le montant hors taxes de ce dernier ou sur le montant toutes taxes comprises ?

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